Выбрать 1С под задачи бизнеса

Конфигурации 1С решают различные задачи бизнеса. От учета зарплаты до производственных расходов и себестоимости. И у руководителей возникают логичные вопросы: какая программа нужна его компании? Какие функции обязательны? Что будет лишним в программе? Эксперты «Максофт Оптима» подготовили пошаговую инструкцию для подбора системы, с помощью которой можно подобрать решение с учетом специфики предприятия.

Зачем вам программа? Опишите максимально точно, какие цели стоит перед решением.

Например:

• Снизить ошибки в учете

• Ускорить формирование отчетности

• Контролировать складские остатки

• Управлять продажами

• Автоматизировать расчет зарплаты

Четкая цель помогает понять, какой функционал нужен. Не выбирайте ПО «на вырост»  без реальной потребности бизнеса. Избыточный функционал усложнит работу и финансовую нагрузку на бюджет проекта.

Чтобы понять цели, необходимо проанализировать текущие процессы. Где основные потери времени? Где частые ошибки? Из ответов вы поймете основные точки автоматизации.

Масштаб:

• Количество операций в день/месяц

• Число сотрудников, работающих с системой

• Количество юридических лиц/ИП в учете. Для малого бизнеса с малым документооборотом часто достаточно базовых версий.

Отрасль:

• Розничная торговля: Требует работы с кассами, ЕГАИС/Честный ЗНАК, управления несколькими точками

Зачем анализировать масштаб

Зачем учитывать отрасль

Зачем знать систему налогообложения

• ОСНО → Сложный учет НДС
• УСН/Патент → Упрощенные схемы
  → Неверный выбор = ошибки в отчетности и штрафы
  

Как применять:

Результат: Система 1С будет решать задачи, а не создавать их.

Что необходимо сделать: Выявить задачи, без решения которых система бесполезна.
Отсутствие этих функций = потери времени, деньги, риски.

Как применять:

Возможные ошибки:
Программа для малого бизнеса без управления сделками = ручной дублирование работы.
Универсальная система вместо специализированной для розничной торговли = переплата за ненужные модули.
В итоге вы получите персональный список критически важных функций — фильтр при сравнении отраслевых и типовых решений 1С. Что сэкономит бюджет на внедрение.

❗ Для конфигураций 1С существуют версии (Базовая, ПРОФ, КОРП). Выбор зависит от масштаба бизнеса и числа пользователей. Для 1-2 сотрудников часто достаточно базовой версии.

Количество пользователей определяет архитектуру системы. Для 1-3 человек достаточно файлового режима — экономнее и проще. При 5+ сотрудниках требуется клиент-сервер для скорости. Более 20 пользователей потребуют выделенный сервер — иначе замедление работы нарушит учет.

Собственность или аренда:
Покупка решения и внедрение окупается за 1,5- 2 года, но требует регулярного обновления, то есть периодичной оплаты ИТС, без него обновить программный продукт невозможно.

Аренда 1С (SaaS) включает обновления и резервное копирование. Оптимально для старта или малого бизнеса, например 1С:Бухгалтерия Базовая в Облаке.

Базовая поставка включает программу + 1 рабочее место. Для каждого нового сотрудника необходимо докупить доплицензию.
Существует два типа лицензий:

1. Цифровая (ПИН-код)
   • Дешевле
   • Активируется через код из документов
   • При потере — бесплатно восстановите у партнера 1С
2. USB-ключ (флешка)
   • Дороже на 20-40%
   • Работает на любом компьютере после подключения
   • При утере — покупать заново

• В чем разница между «1С:Бухгалтерией» и «1С:УНФ»?
  • Бухгалтерия: Фокус на бухгалтерском и налоговом учете, отчетности. Есть базовые функции для торговли и зарплаты.
  • УНФ: Фокус на оперативном управлении (продажи, закупки, склад, проекты). Встроенный удобный CRM. Бухгалтерский блок есть (в основном для УСН/Патента). Лучше подходит для менеджеров.
• Что такое «Базовая версия»? Чем ограничена?
  • Базовая версия (например, 1С:Бухгалтерия Базовая) – недорогая, для одного пользователя. Ограничения: Нет многопользовательского режима, нет клиент-сервера, программный продукт нельзя дорабатывать силами программистов, нет техподдержки от 1С по коду (только через партнера по общим вопросам).
• Обязательна ли подписка ИТС?
  • Да, для актуальных обновлений (законодательство, формы отчетности), доступа к некоторым сервисам (1С-Отчетность, 1С-Контрагент) и получения официальной поддержки. Без ИТС система быстро устаревает.
• Как выбрать между постоянной лицензией и облаком?
  • Постоянная: Вы платите один раз за ПО + ежегодно за ИТС. Требует своей инфраструктуры (или сервера у партнера). Контроль над данными.
  • Облако (SaaS): Помесячная/погодовая оплата. Включает ИТС, обновления, бэкапы, инфраструктуру. Быстрый старт. Нет контроля над сервером. Зависимость от интернета. Обычно выгоднее для малого бизнеса на старте.

Выбрать 1С – значит выбрать инструмент для эффективного управления бизнесом. Сфокусируйтесь на реальных задачах вашей компании. Четко определите специфику. Сравните решения не только по цене лицензии, но по совокупной стоимости владения и покрытию потребностей. Правильный выбор программного продукта сэкономит ресурсы, повысит точность учета и даст контроль над бизнесом.