Как настроить 1С:УТ 11: полный гайд

Многие компании, приобретая 1С:Управление торговлей 11, используют ее лишь для учета остатков на складе и выставления документов, не зная всех возможностей и фишек. Позже бухгалтеры замечают, что некоторые функции системы не работают, чаще всего из-за неверных или пропущенных настроек на начальном этапе. Исправить это сложно и иногда проще начать учёт заново.

Чтобы избежать проблем, важно правильно настроить систему с самого начала, понимая задачи, которые она будет решать. Мы — Максофт Оптима — официальный партнер фирмы 1С. С 2008 года внедряем и поддерживаем 1С:Управление торговлей. В этой статье мы расскажем, как настроить 1С:Управление торговлей 11, чтобы повысить эффективность ведения процессов и сэкономить время и ресурсы.

1С:УТ 11 как настроить: общие параметры

Первым делом нужно зайти в раздел «НСИ и администрирование», затем в «Общие настройки» и ввести название базы в строке «Заголовок программы». Так, во время использования нескольких баз в работе, вы не будете путаться в том, в какой из них находитесь.

✓ Обязательно установите часовой пояс, чтобы в дальнейшем работа с документами записывалась корректно и в журнале функционирования программы все фиксировалось без ошибок. А при наличии представительства в других ЧС лучше поставить часовой пояс центрального офиса.

✓ Строку «Публикация информационной базы» можно оставить пустой, если у вас нет четкого понимания, для чего она предназначена. «Виды контактной информации» пусть остаются по умолчанию — это не окажет влияния на функционирование конфигурации УТ.

✓ В поле «Дополнительные реквизиты и сведения» поставьте галочку возле одноименного пункта. За счет этого у вас в будущем будет возможность самостоятельно указывать дополнительные реквизиты товаров, не обращаясь к программистам.

✓ Активируйте функцию «Хранить историю изменений» в разделе «История изменений». Она позволит отслеживать, кто, когда и как менял содержимое документов. Учтите, что активная запись изменений документов увеличивает размер базы данных.

✓ Параметр «Полнотекстовый поиск данных» уместно использовать тогда, когда вы работаете с большими БД, в которых за раз необходимо искать много информации. Она также дополнительно нагружает базу, порой даже замедляет ПО, вызывая сбои и потерю данных.  

✓ «Электронная подпись» нужна в тех случаях, когда в работу включаются модули маркировки продукции или ЭДО. Если использование инструментов планируется позже, ЭП можно активировать сразу, но без шифрования.

Пользователи и права доступа в 1С:Управление торговлей 11

Далее распределите роли и доступы между сотрудниками. Это обеспечит безопасность данных и позволит каждому работать только с нужным функционалом.

• Перейдите в меню "Администрирование" > "Пользователи и права".

• Создайте новых пользователей или загрузите данные из Active Directory (если используется).

• Назначьте роли. В 1С:УТ 11 доступны предустановленные роли, такие как «Менеджер», «Бухгалтер», «Администратор». Вы также можете создавать свои должности, настраивать доступ к конкретным разделам и функциям.

• Установите пароли и подключите двухфакторную аутентификацию.

«Предприятие» 1С:Управление торговлей 11

Чтобы начать настраивать параметры предприятия, перейдите в меню «НСИ и Администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие». Здесь содержатся отдельные подразделы, отвечающие за 2 аспекта управления:

☑️ Организация – предоставляет возможность регулировать ключевые параметры: расписание работы, структурные подразделения и другие характеристики;
☑️ Валюты – позволяет настраивать использование любых денежных единиц для разных типов учета.

Блок «Организация» 1С:Управление торговлей 11

Для правильного учета запасов и контроля соблюдения условий соглашений обязательно сформируйте рабочий график. На платформе 1С графики составляются на базе производственного календаря. Эти календарные расписания могут быть адаптированы как для всей организации в целом, так и для конкретных отделов или филиалов (например, для склада или отдела продаж).

Для ведения детализированного учета рекомендуется отметить параметр «Подразделения». При необходимости активируйте режим раздельного учета в управленческой и регламентированной системах.

Блок «Валюты»

Если предполагается работа с несколькими денежными знаками, это легко осуществить через параметры данного подраздела. Для этого сначала включите опцию «Несколько валют», а затем выберите подходящие единицы для регламентированной и управленческой отчетности по отдельности.

В 90% случаев компании используют иностранную валюту (допустим, USD) для анализа выручки и прибыли. В то же время стандартная отчетность в РФ ведется в рублях.

Еще, этот раздел предусмотрен для подключения автоматической загрузки курсов валют с веб-ресурсов, предоставляющих API. Бесплатным и удобным решением может быть сайт РБК или даже Центральный банк России.

«Номенклатура» 1С:Управление торговлей 11

✓ Если у объектов одни и те же качества, например, цвет или размер, понадобится опция «Характеристики товаров». Так, можно хранить детализированные данные о каждом товарном наименовании, которая будет доступна в карточке товара и при торговле на b2b-платформах.

✓ Следить за качеством продукции поможет функция «Качество товаров». За счет нее в 1С можно регистрировать любые виды брака и организовать корректный учет всех произошедших случаев.

✓ В подразделе «Настройки создания» можно включить опцию для контроля уникальности каждой позиции номенклатуры. Также здесь доступны функции объединения номенклатурных позиций в определенные группы. Это удобно для применения фильтров либо наложения ограничений, например, на скидки или наценки.

✓ Настройка поиска номенклатуры предполагает использование стандартного, либо расширенного поиска. Чаще всего выбирается второй вариант, так как первый ограничен обработкой данных лишь из одной колонки.

«Планирование» 1С:Управление торговлей 11

Сюда входит создание как детализированных планов продаж по конкретным позициям номенклатуры, так и обобщенных планов по категориям товаров. Помимо этого, предусмотрен учет сезонных коэффициентов, автоматическое заполнение документов для планирования запасов с использованием статистических данных, а также составление планов сборки и разборки комплектов и закупок товаров.

«CRM и маркетинг» 1С:Управление торговлей 11

«Настройки CRM»

Здесь можно гибко разграничивать основных контрагентов и их дочерние подразделения, применив фичу «Независимо вести партнеров и контрагентов».

Для организации работы с клиентскими претензиями, на платформе 1С есть функция «Фиксировать претензии клиентов», упрощающая процесс обработки подобных обращений.

Для анализа деятельности по клиентам на уровне макроэкономических данных можно настраивать детализацию торговых операций. В частности, чтобы эффективно распределить рынки сбыта, нужно перейти в меню «CRM и маркетинг», выбрать раздел «Настройки и справочники», а затем подраздел «Бизнес-регионы».

«Маркетинг»

Чтобы вести работу с разными категориями цен, установите параметр «Несколько видов цен». На основе правил ценообразования каждому контрагенту будет автоматически присваиваться определенная ценовая группа, в зависимости от договоренностей или других критериев.

Если в перечне товаров есть группы с едиными условиями расчета снижения и формирования стоимости, задействуйте функцию «Ценовые группы».

А когда понадобятся конфигурируемые скидки, активируйте блок «Ручные скидки в продажах». Есть два способа ограничения таких скидок:

• Из расчёта по потребителям — максимальная скидка задается для конкретного лица, обрабатывающего заказ.
• На основе договоров — величина скидки устанавливается индивидуально для определенного контрагента в рамках текущих договорных условий.

Также, предусмотрен удобный модуль автоматизации скидок. Функция «Автоматические скидки в продажах» активируется для VIP-потребителей, обеспечивая специальный подход к предоставлению ценовых преимуществ таким клиентам.

Если компания занимается широким ассортиментом товаров, есть возможность задействовать инструменты управления коллекциями, категоризацией товара и товарными группами. Для более детального планирования может быть полезным включить параметр «Рейтинг продаж номенклатуры», с помощью которого можно оценивать скорость реализации товаров в категориях и учитывать данные рейтинга при принятии управленческих решений.

«Продажи» 1С Управление торговлей 11

Тут можно настраивать типы соглашений с клиентами (типовые или индивидуальные) и вести взаиморасчеты по договорам. Для заказов клиентов можно выбрать вариант их применения: как счет, для резерва со склада, либо с заказом у поставщика.

✓ «Заявки на возврат» = автоматизация учета и возврата товаров или средств.
✓ «Счета на оплату» = учет и хранение всех счетов, которые были выставлены клиентам.

✓  «Согласование» = проверка документов и назначение ответственных лиц.
✓ «Розничные продажи» = все торговые операции, включая удаленные.

«Закупки»

Раздел предназначен для организации процесса закупок и контроля выполнения обязательств перед поставщиками.

☑️ Договоры фиксируют правила сотрудничества (цены, оплаты и т.д.). В окне «Заказы поставщикам» вы можете контролировать оплаты и поступления товаров — просто активируйте соответствующие опции.

☑️ Пункт «Поступление по нескольким заказам» предназначен для  оформления одного документа поставки по нескольким заказам.

☑️ А корректировка поступлений и счетов-фактур обеспечивается признаком «Корректировка приобретений».

Контроль причин отмен заказов доступен при включении соответствующей опции.

«Склад и доставка»

Во многих компаниях, в которых функционируют филиалы, создается несколько складов. Кроме того, могут существовать так называемые виртуальные склады. Хотя они расположены в одном физическом месте, для удобства и точности учета их разделяют в системе. Программа предоставляет инструменты для работы с несколькими складами внутри одной организации, а также позволяет задавать правила оформления накладных и расходных ордеров.

«Казначейство» 1С:Управление торговлей 11

Чтобы работать с 3 и более расчетными счетами в организации необходимо активировать функцию «Несколько банковских счетов». В случаях, когда требуется провести учет нескольких касс, допустим, для операций в рублях и иностранной валюте, следует включить опцию «Несколько касс».

Если предприятие планирует контролировать расходование финансов и создавать платежный календарь, необходимо настраивать функцию «Заявки на расход денежных средств». С ее помощью фиксируют заявленную нужду в деньгах, снижают риск несанкционированных выплат и эффективно контролируют объем затрат.

«Финансовый результат и контроллинг» 1С:Управление торговлей 11

В этом модуле регулируется финансовый учет, включая НДС и распределение доходов по направлениям деятельности. Для того чтобы сбор данных шел по каждой области, вы должны определиться с методами распределения доходов.

✓ В разделе программы 1С:Управление торговлей УТ 11 активируйте функцию «Формировать управленческий баланс», чтобы анализировать финансовую результативность компании.

✓ Чтобы расчета прибыли от продаж поставьте галочку напротив графы «Обособленный учет себестоимости».

✓ Схема «Интеркампани» позволяет ограничить круг компаний, которым можно поставлять «чужой» товар. Для автоматической регистрации таких продаж зайдите в «Учет товаров» и активируйте опцию «Передача товаров между организациями».

Параметры интеграции 1С:Управление торговлей 11

Тут вы можете настраивать связь с системой документооборота и синхронизацию данных. После несложной конфигурации веб-сервиса возможна отправка на согласование и обмен документами по поставкам, поручительствам и коммерческим предложениям.

Правильно организованный ЭДО поможет следить за сроками утверждения документов, обеспечит быстрый доступ к необходимым файлам для всех сотрудников и надежное хранение их электронных копий.

Важно! Данные из УТ можно передавать в другие программы 1С, такие как «1С:Бухгалтерия» или «Зарплата» и «Управление персоналом», а также обрабатывать их с использованием разных методов.

Заключение

Настройка 1С:Управление торговлей 11 — трудоемкий процесс, требующий полного погружения в специфику параметров. Уделите должное внимание каждому этапу настройки, проверяйте данные и адаптируйте функционал системы под свои нужды. Не забудьте регулярно обучать сотрудников и обновлять программное обеспечение, чтобы использовать все новые возможности.

Если нужна помощь в корректной настройке 1С:УТ под вашу компанию, оставьте заявку и наши специалисты помогут!

Переходите к нам на обслуживание
Бесплатный переход даже с действующим договором ИТС!

От 1767 рублей в месяц
• Личный менеджер поддержки с историей ваших запросов
• 400 минут телефонных консультаций в месяц
• 15 минут - срок реакции на ваше обращение
• Работаем по всей России

© 2024 все права защищены