Закупки в 1C ERP: полное руководство по автоматизации процессов 

Подсистема «Закупки» в 1С ERP автоматизирует ключевые процессы поступления товаров: от планирования до оплаты. Она управляет всем циклом закупок, взаимодействием с поставщиками и финансовыми потоками, чтобы снизить затраты и повысить эффективность. В статье разберем особенности, настройки и функционал подсистемы ERP, а также ключевые аспекты управления закупками.

Настройка соглашений и договоров с поставщиками повышает продуктивность закупок, устанавливает взаимодействие с поставщиками, снижает риски и затраты компании.

Данная настройка предоставляет:

• Условия поставок (цены, скидки, сроки и объёмы)

• Изменения и обновления условий (редактирование условий, история изменений)Контроль и управление (доступность информации, уведомления и напоминания)

• Отчётность и анализ (аналитические отчёты, контроль за выполнением условий

• Интеграция с другими модулями ERP (связь с заказами и документами, доступ к финансовым данным)

Существуют различные настройки подсистемы «Закупки», которые помогают адаптировать 1С:ERP под конкретные критерии и процессы компании. Разберем подробнее возможные виды настроек условий закупок.

Настройка заказов поставщикам в 1C ERP даёт возможность эффективно управлять приобретением товаров и услуг.

Данная настройка обеспечивает создание заказов (определение формы и типа товара)

Типы:

• На перемещение

• По потребностям

• На производство

• Покупка

Комплектация:

• Настройки товара и поставщика (информация о перечне товаров и услуг и выбор поставщика)

• Конфигурируемые условия закупки (указание цен, скидок и сроков доставки)

• Управление статусами заказов (отслеживание и получение уведомлений о статусе заказа)

• Взаимодействие с документами (связь с первичными документами, изменение и аннулирование заказов)

• Контроль и анализ (отчёты по заказам, мониторинг выполнения заказов)

• Интеграция с другими модулями (Связь с НСИ закупок, учёт финансовых данных)

• Автоматизация и оптимизация (автоматическое создание заказов, интерфейс пользователя)

Настройка статусов документов помогает контролировать документооборот и процесс закупок товаров и услуг.

Данная настройка предоставляет определение статусов (тип статусов, добавление или изменение существующих)

Типы:

• Создан

• На согласовании

• Согласован

• Подтверждён

• Исполнен

• Отменён

• Выполнен с расхождениями

• Зарегистрирован

Обеспечивает:

 • Автоматическую смену статусов (отображение смены статуса и причина)

• Отображение статусов (отражение в интерфейсе пользователя, фильтрация и сортировка)

• Контроль за выполнением условий (отслеживание статусов, уведомления о смене)

• Анализ эффективности управления закупками (формирование отчётов, анализ эффективности процессов закупок, история изменений)

• Интеграцию с другими модулями (связь с финансами и складами, синхронизация данных)

НСИ закупок – это все данные, необходимые для эффективного управления закупками.

Основные элементы НСИ закупок

• Цены поставщиков – справочная информация цен поставщика. Позволяет оперативно отслеживать актуальные цены и находить более выгодные предложения.

• Соглашения с поставщиками – фиксированные условия сотрудничества с поставщиками. Они устанавливают цены, сроки поставок и другие условия закупок, укрепляют долгосрочные отношения и минимизируют риски.

Заказы поставщикам в 1C ERP – это документы фиксирующие условия приобретения товаров и услуг у конкретных поставщиков. Они содержат всю необходимую информацию о запрашиваемых товарах, их количестве, ценах, сроках поставки и прочих условиях.

Планирование закупок и создание заказа: система помогает управлять остатками запасов на складе, планировать объёмы закупок и сроки желаемого поступления товаров.

Отслеживание статусов товаров и услуг: система отслеживает стадии заказов. «Создан», «На согласовании», «Согласован», «Подтверждён», что помогает управлять процессом закупки.

Этапы оплаты: система даёт возможность привязать этапы оплаты к конкретным датам, например, дата заказа или отгрузки.

Закрытие заказа: система позволяет закрыть заказ только после выполнения всех обязательств сторон по поставке и оплате.

Поступление товаров в 1C ERP

Поступления товаров – это операции, которые подтверждают прибытие товаров на склад предприятия и помогает вести учёт запасов. Для этого используется ордерная схема.
Приходный ордер на товары – документ, который фиксирует поступления товаров на склад и расхождение в количестве.

Возврат поставщику и акты о расхождениях

При различии заявленного количества или качества товара с фактически полученным оформляется акт расхождения. После оформления можно совершить возврат поставщику.

Приемка импортных товаров

Для оформления закупки импортных товаров нужно выполнить следующие действия:

• Изменить вид операции и цель договора на «Импорт»

• Оформить таможенную декларацию

• Указать номер ГТД и страну происхождения

Импортный товар может быть продан только после полного завершения таможенного оформления закупок.

Комиссионные закупки

Комиссионные закупки – это сделки, при которых компания покупает товары не для своего использования, а для дальнейшей перепродажи клиентам. Грамотная организация комиссионной торговли помогает лучше закрывать потребности заказчиков и быстро реагировать на изменения в спросе.

Оформление продажи: когда комиссионные товары проданы, в системе оформляется документ о реализации, который фиксирует данные о продажах, доходах и расхождения.

Товары в пути

Товары в пути – это товары, которые уже в праве собственности, но ещё не поступили на склад предприятия.

Последовательность документов для оформления таких товаров:

• Заказ поставщику

• Приобретение товаров и услуг

• Поступление товаров на склад

• Приходный ордер на товары

Неотфактурованные закупки

 Это такие товары, которые были получены, но по ним ещё не оформлены документы, подтверждающие факт покупки.

Последовательность документов для оформления таких товаров:

• Заказ поставщику

• Поступление товаров на склад

• Приходный ордер на товары

• Приобретение товаров и услуг

Отчёты по закупкам

Отчёты в 1C ERP помогают следить за эффективностью закупок, анализировать затраты и находить проблемы в поставках.

Динамика закупок предприятия

 Отчёт «Динамика закупок предприятия» содержит данные о товарах и услугах за выбранный период с детализацией по номенклатуре.

Типы детализация расчётов:

• По заказам (удобен в работе с конкретным заказом)

• По договорам (удобен в работе сразу с несколькими заказами, но нельзя отследить задолженность конкретного заказа)

• По расчётным документам (более подробная информация обо всех заказах, но возникает сложность в оформлении документов)

Импортные товары к оформлению

Отчёт «Импортные товары к оформлению» содержит данные об импортных товарах, по которым ещё не составлены таможенные декларации. Отчёт формируется на заданную дату с возможностью фильтрации по поставщику и организации.

Ведомость расчётов с поставщиками

Отчёт «Ведомость расчётов с поставщиками» содержит подробные данные о взаиморасчётах с поставщиками, задолженностях и договорах.

Задолженность поставщикам

Отчёт «Задолженность поставщикам» показывает просроченные платежи поставщикам. Для корректных данных закупки необходимо внести графики оплат по каждому договору – иначе задолженность автоматически считается просроченной. Доступна фильтрация по поставщикам и организациям.

Карточка расчётов с поставщиками

Отчёт «Карточка расчётов с поставщиками» показывает взаиморасчёты с поставщиками на уровне первичных документов. В отчёте отображаются документы, сформировавшие текущий остаток, а также изменения расчётов за период.

Условия закупок

Отчёт «Условия закупок» помогает сравнить закупочные цены на определённую дату, учитывает выбор поставщиков, организаций и различные ставки НДС в зависимости от страны.

Подсистема «Закупки» в 1C ERP оптимизирует процессы управления закупками, ведёт аналитические учёты, контролирует затраты и отношения с поставщиками.
Подсистема обеспечивает единую базу данных с бухгалтерией и складами, что ускоряет работу и улучшает взаимодействие между подразделениями. Она сокращает время на обработку документов, фиксирует все стадии закупок и позволяет быстро реагировать на изменения в рынке.
Внедрение и правильное использование 1C ERP для закупок товаров и услуг является важным шагом для любой компании, стремящейся оптимизировать свои операции по закупкам и повысить экономическую эффективность.
 

© 2024 все права защищены