Внедрение — Максофт Оптима

Внедрение 1С

Когда в информационной системе предполагается работа 3-5 и более сотрудников, выполняющих разные роли - просто установить программу на рабочие места уже недостаточно.

Сделать так, чтобы программа стала частью рабочего процесса компании и помогала сотрудникам работать эффективнее - непростая задача, которую мы решаем уже более 10 лет.

Внедрение системы - это работа не столько с программным продуктом, сколько с людьми. Программы 1С активно развиваются, в них с каждым годом все больше функций и настроек. 5-10 лет назад при внедрении адаптацией многих функций под заказчика занимались программисты, типовой функционал был зачастую лишь универсальной заготовкой для автоматизации. 

Поэтому широкое распространение получил подход к автоматизации вида "Написали ТЗ" - "Программист сделал" - "Принимаем и используем".

Сбору и согласованию пожеланию пользователей зачастую уделяется пренебрежительно мало внимания. Многие специалисты стараются как можно быстрее начать реализовывать возникшие у них идеи по автоматизации увиденного процесса.

Часто результат такой работы бывает сложно применим к деятельности заказчика, при запуске происходят многочисленные сбои, которые чинятся "на лету". Чем масштабнее запускаемая система - тем более серьезные проблемы и несоответствия могут возникнуть при запуске.

Ожидание - реальность

Запуск системы, в котором пользователям просто устанавливается система и выдается типовая литература возможен только с очень небольшим числом высококвалифицированных сотрудников. Грамотный главный бухгалтер может организовать работу 2-3 подчиненных бухгалтеров в 1С:Бухгалтерии с минимальными консультациями у специалистов.

Если речь идет о комплексной системе, в которой будут работать менеджеры по продажам, закупщики, логисты, кладовщики, производственники, то успеха можно добиться только при грамотной организации проекта внедрения.

До того, как начать строить информационную систему необходимо все выяснить и "разложить по полочкам"

Мы стараемся по-максимуму использовать типовой функционал программ 1С, дорабатываем систему только убедившись совместно с заказчиком в том, что типовой функционал либо неприменим к процессу, либо реализация какого-то из требований отсутствует в системе. 

Конечно, мы можем выполнить разработку подсистемы любой сложности под заказ с нуля, вопрос только в целесообразности вложения времени и денег заказчика.

Иногда нестандартные решения необходимы

Для успешного внедрения системы не достаточно только наших действий, важно максимальное погружение сотрудников заказчика. Каждая забытая и не озвученная деталь работы пользователей - это проблема, которая может вскрыться в неподходящий момент на промышленной эксплуатации. Мы умеем эффективно организовывать процесс, так чтобы выявлять нюансы работы заказчика на максимально ранних стадиях внедрения.

Основные этапы внедрения

Перед началом любого проекта мы проводим экспресс-аудит компании, в результате которого предоставляем рекомендации по выбору программного продукта, возможные варианты организации внедрения с примерной оценкой бюджета и стоимости. 

Для эффективной работы заказчику необходимо сформировать свою проектную команду, в которую войдут наиболее авторитетные и инициативные представители каждого подразделения, а так же назначить руководителя проекта со своей стороны, который будет отвечать за координацию работы этой команды и принимать ключевые решения на проекте.


Сбор требований

Требования к системе собираются максимально детально по каждому процессу. Например, для комплексного внедрения "1С:Управление торговлей" в оптовой компании с 30 пользователями мы зафиксировали более 200 требований к системе по 34 бизнес-процессам. На основании перечня требований можно составить более детальный бюджет проекта, чтобы заказчик смог решить, на реализацию каких требований стоит потратить средства, а на чем можно сэкономить. 

По мере выполнения проекта перечень требований будет дополняться и корректироваться, мы уверены, что проект автоматизации невозможен без постоянной работы с изменениями, тем не менее мы стараемся выявлять максимум информации на ранних этапах.

Моделирование

На этом этапе мы подготавливаем демонстрационные примеры по данным заказчика в типовом функционале и проводим консультационные семинары, на которых с ответственными представителями заказчика тщательно разбираем каждый процесс и каждое требование заказчика в новой системе. Там, где типового функционала недостаточно мы делаем модели и прототипы будущего функционала, чтобы представители заказчика максимально представили свою работу в будущей системе. 

В результате мы можем получить полную картину системы: какой процесс будет выполняться на типовом функционале, где будут доработки и как эти доработки будут выглядеть.

Описание работы пользователей и принятые на этапе решения сводятся в документ - "Концептуальный проект", по которому в дальнейшем составляются ТЗ на модификацию системы, планируется обучение пользователей и разрабатываются инструкции.

Разработка

Незначительные доработки могут быть выполнены на предыдущем этапе в ходе моделирования процессов заказчика. Если по итогам моделирования определены существенные доработки, то они выносятся в отдельный этап проекта.

Разработка ведется под четким присмотром наших самых опытных технических специалистов - архитекторов. Архитекторы контролируют согласованность всех выполняемых доработок, выполняют проверку кода на оптимальность. Каждая задача перед демонстрацией заказчику тщательно тестируется нашими аналитиками и консультантами.

При разработке мы строго соблюдаем стандарты разработки от фирмы "1С", поэтому наши доработки выглядят и работают как типовой функционал.

Перенос начальных данных, подготовка информационной базы

Загрузка первоначальных данных - почти всегда нетривиальная задача любого внедрения. Зачастую при запуске в эксплуатацию необходимо дозагружать остатки несколько раз - по мере закрытия предыдущих периодов в старой системе, поэтому ручной перенос не всегда приемлем. При этом, у многих заказчиков имеются нетиповые системы с накопленными в них данными. Гибкость платформы 1С позволяет загружать практически из любых открытых (незашифрованных) форматов данных, главное - понимать логику организации данных.

До переноса данных наши аналитики согласовывают с представителями заказчика методику ведения нормативно-справочной информации (НСИ) - в новой системе может быть изменена методология учета (например, запускается учет по характеристикам номенклатуры), либо планируется объединение разных справочников из нескольких старых систем. После определения методологии наши программисты разрабатывают средства переноса. 

Для обработки НСИ, там, где автоматические алгоритмы использовать нецелесообразно или невозможно мы можем подключить команду операторов для ручной обработки данных.

Перенесенные данные мы обязательно проверяем (независимо от того, были ли они загружены автоматически или внесены вручную).

Тестирование системы

Перед запуском в промышленную эксплуатацию обязательно проводится комплексное тестирование всей системы (вместе с перенесенными данными). Это может быть как тестовая эксплуатация с участием всех пользователей (что порой бывает слишком сложно и затратно), так и тестирование системы ответственными представителями заказчика (проще и экономнее, но очень важна тщательность и внимательность к деталям). На этом этапе важно выявить требования, которые могли быть забыты на предыдущих этапах и убедиться, что система полностью подходит для предприятия.

Иногда после тестирования системы выявляются дополнительные требования, для проектирования и реализации которых требуется существенное время, поэтому мы советуем заказчикам планировать резерв по срокам между тестированием и запуском в промышленную эксплуатацию, особенно, если запуск в промышленную приурочен к жесткой дате (начало года или промежуток между сезонами).

Обучение пользователей

Система для нас - это не только программа, но и пользователи, работающие с ней. Нельзя считать систему готовой к запуску до того, как мы убедимся в том, что пользователи готовы в ней работать.

Способы организации обучения могут быть различные - в учебных аудиториях, на местах, по удаленному подключению. Но обязательно по результатам обучения мы проводим небольшой экзамен, чтобы убедиться, что пользователи овладели навыками работы с новой программой и могут выполнять процессы самостоятельно. Так же после обучения пользователям выдаются инструкции, разрабатываемые нами для каждой роли пользователей отдельно.

Запуск в эксплуатацию

Во время запуска в промышленную эксплуатацию важно обеспечить оперативную поддержку пользователей. На данном этапе мы подключаем нашу проектную команду к технической поддержке (если необходимо - то усиливаем ее дополнительными специалистами). 

Хорошей практикой на данном этапе является участие ИТ-службы заказчика в качестве первой линии поддержки, это позволяет сэкономить бюджет выстроить дальнейшую поддержку системы своими силами.

Часто для подстраховки заказчики начинают промышленную эксплуатацию с параллельной работы в старой и новой системах, чтобы убедиться, что новая система предоставит корректные отчетные данные. В таком случае важно определить, по каким отчетам будут сверяться данные (из-за изменения методологии учета промежуточные отчеты могут давать разные данные и это необходимо заранее понимать), а также организовать регулярный контроль за полнотой данных вносимых пользователями в новую систему (например, разработать простой отчет по сверке количества строк в накладных за день). 

Сколько стоит внедрение?

Бюджет внедрения системы складывается из множества факторов, индивидуальных для каждого заказчика, поэтому без проведения аудита предприятия конкретных цен обычно не называют. 

Стоимость наших услуг складывается из стоимости одного часа работы проектного специалиста - 2 600 руб.

Портрет минимального комплексного проекта внедрения (бюджет около 150 000 - 250 000 руб):


  • 20-30 квалифицированных пользователей;
  • Новое предприятие (только открывшееся);
  • Желание и готовность руководителей адаптировать процессы под типовую методологию;

На нашей практике есть как небольшие проекты, так и немало проектов внедрений на несколько сотен пользователей где проектная команда из 5-10 специалистов трудилась по 1,5 - 2 года.


Можно перечислить основные критерии, которые могут сократить затраты на внедрение системы:


  • Отсутствие сильной привязки процессов к старой нетиповой системе автоматизации. Одна из самых дорогостоящих частей внедрения - разработка нового функционала. Если пользователи отказываются пересматривать привычный уклад вещей в работе и всем нужно "как в семерке было сделано" - то количество разрабатываемых и изменяемых функций системы увеличивается, соответственно увеличивая бюджет и сроки проекта. Привязка к старой системе может быть обусловлена как объективными факторами, так и субъективным нежеланием перемен у сотрудников. 


  • Квалифицированная и мотивированная на результат проектная команда заказчика. Важно, чтобы ответственные пользователи при согласовании требований были ориентированы на общие цели проекта, а не на решение личных задач и "перетягивание одеяла". 


  • Квалифицированная ИТ-служба. Штатные ИТ-специалисты могут брать на себя задачи по развертыванию и администрированию новой системы. Мы считаем хорошей практикой, когда ИТ-служба заказчика выполняет роль первичной поддержки пользователей, кратно сокращая затраты на этапах тестовой и промышленной эксплуатации.

Как с нами связаться

Работаем пн-пт с 09-00 до 18-00 (по МСК)

ТЕЛЕФОН В ПЕНЗЕ

+7 (8412) 23-11-60

ТЕЛЕФОН В МОСКВЕ

+7 (499) 681-07-50

EMAIL

АДРЕС

Пенза, ул.Кураева, 42

ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ? ЗАДАВАЙТЕ!

Нажимая кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных